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AI議事録ツールは、会議や打ち合わせの音声を文字起こしし、議事録作成を効率化するサービスです。
録音した会話を自動で文章に変換できるほか、サービスや契約プランによっては、会議内容の要約、決定事項の抽出、担当者やタスクの整理、参加者への共有まで行えます。
ただし、AIが作成した文字起こしや要約は、必ずしも正確とは限りません。音質、話し方、参加人数、専門用語などによって、誤変換や内容の抜けが発生することがあります。
この記事では、AI議事録ツールの仕組み、できること・できないこと、代表的なサービス、導入時の注意点を初心者向けに解説します。
この記事でわかること
- AI議事録ツールの基本的な仕組み
- AI議事録ツールでできること・難しいこと
- 代表的なAI議事録サービスの特徴
- 導入するメリットと注意点
- 自分に合うサービスを選ぶための確認項目
AI議事録ツールとは
AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの音声を録音し、音声認識技術を使って自動的に文字へ変換するサービスです。
一般的な録音アプリは音声を保存することが中心ですが、AI議事録ツールは、録音内容を文章として確認できる点が特徴です。
サービスによっては、発言者の識別、会議内容の要約、決定事項やタスクの抽出、議事録の共有、過去の会議記録の検索にも対応しています。
オンライン会議に参加する記録用Botやカレンダー連携を利用し、会議の録音から文字起こしまでを自動化できるサービスもあります。一方、パソコンやスマートフォンで録音を開始する方式や、録音済みの音声・動画ファイルをアップロードする方式もあります。
AI議事録ツールの基本的な仕組み
AI議事録ツールを使った議事録作成は、主に次の流れで進みます。
- 会議や打ち合わせの音声を録音する
- 録音した音声を文字データへ変換する
- 発言者や発言時間を整理する
- 必要に応じて要点・決定事項・タスクを抽出する
- 人が文字起こしと要約の内容を確認して修正する
- 完成した議事録を参加者へ共有・保存する
すべてのサービスが、要約やタスク整理まで対応しているわけではありません。同じサービスでも、契約プランによって利用できる機能が異なる場合があります。
導入するときは、単に「AIを使っているか」ではなく、自分が減らしたい作業に対応しているかを確認することが重要です。
AI議事録ツールでできること
AI議事録ツールの主な役割は、会議内容を記録し、その後の確認・整理・共有を効率化することです。代表的な機能を紹介します。
音声を自動で文字起こしする
会議や打ち合わせの音声を録音し、その内容を自動的に文字データへ変換できます。
録音を最初から聞き直しながら一文ずつ入力する作業を減らせるため、議事録の下書きを短時間で用意しやすくなります。
個人事業主であれば、顧客との打ち合わせ、外注先との進行確認、税理士や社会保険労務士との相談、オンライン面談などの記録に利用できます。
発言者ごとに会話を整理する
サービスによっては、誰がどの発言をしたのかを識別し、発言者ごとに会話を整理できます。
発言内容を時系列で確認できるため、会議後に「誰が何を説明したのか」を振り返る際に役立ちます。
ただし、声が似ている人がいる場合や、複数人が同時に話した場合は、発言者が正しく区別されないことがあります。
会議内容を要約する
文字起こしされた会話をもとに、主な議題や結論を短く整理できるサービスもあります。
長時間の会議内容を最初から読み直さなくても、全体像をつかみやすくなる点がメリットです。議事録の形式に合わせたテンプレートを選べるサービスもあります。
一方、要約では発言の条件や背景が省略されたり、意味が変わったりする可能性があります。顧客との約束、金額、期限、契約条件などが含まれる場合は、元の文字起こしや録音内容も確認しましょう。
決定事項やタスクを整理する
会議で決まった内容や、その後に行う作業を抽出し、一覧に整理できるサービスもあります。
担当者、作業内容、期限を整理できれば、会議後の対応漏れを防ぎやすくなります。
ただし、会話の中で担当者や期限が明確に決まっていない場合、AIが正しく整理できないことがあります。会議の最後に「誰が・何を・いつまでに行うか」を口頭で確認すると、AIにも人にも分かりやすい記録になります。
議事録を共有する
作成した議事録を、共有リンクやファイルの書き出しなどで参加者へ共有できるサービスがあります。
会議終了後に早く共有できれば、参加者の認識をそろえやすくなり、次の作業へ移りやすくなります。
共有機能を使う場合は、リンクを知っている人全員が閲覧できる設定になっていないか、外部の相手に編集権限まで付いていないかを確認しましょう。
過去の会議を検索する
文字起こしされた会議内容を、キーワードで検索できるサービスもあります。
過去に話し合った内容や以前の決定事項を探しやすくなるため、「あの話、どの会議でしたっけ」という地味に時間を吸う作業を減らせます。
顧客ごと、案件ごと、会議の種類ごとにフォルダを分けておくと、記録が増えたあとも管理しやすくなります。
AI議事録ツールでは難しいこと・できないこと
AI議事録ツールは便利ですが、人が行う議事録作成を完全に置き換えられるわけではありません。導入前に、AIが苦手とする作業も理解しておきましょう。
すべての発言を正確に文字起こしすること
AIによる文字起こしの精度は、音声の状態によって変わります。
- 周囲の雑音が大きい
- 参加者の声が小さい
- 複数人が同時に話している
- マイクから離れた場所で話している
- 専門用語、商品名、氏名などの固有名詞が多い
- 通信環境が不安定で音声が途切れている
このような状況では、誤変換や文章の抜けが発生しやすくなります。高性能なツールを選んでも、元の音声が聞き取りにくければ精度には限界があります。
録音環境やマイク配置を見直して誤変換を減らす方法は、AI議事録ツールの文字起こし精度を上げる方法｜誤変換を減らす8つのコツで詳しく解説しています。
会話の意図や空気を完全に理解すること
AIは発言内容を文章として整理できますが、冗談、遠回しな表現、皮肉、言いよどみ、参加者同士の関係性まで正確に理解できない場合があります。
会議で明確に言葉にされていない意図や、話し合いの雰囲気まで議事録へ反映することは難しいと考えておきましょう。
決定事項を最終判断すること
AIが「決定事項」として抽出した内容が、実際には提案や検討段階だったという場合もあります。
正式に決まった内容なのか、保留なのか、追加確認が必要なのかは、会議参加者が判断する必要があります。
責任を持って議事録を確定すること
AIが作成した文章に誤りがあっても、AI自身が取引先へ説明したり、責任を負ったりすることはできません。
社内決定、顧客との約束、契約条件、金額、納期などの重要事項は、人が確認したうえで確定版として扱う必要があります。
情報を入力してよいか判断すること
顧客情報、個人情報、契約内容、社外秘情報などをAI議事録ツールへ保存してよいかは、利用者側で判断しなければなりません。
サービスのセキュリティ機能だけでなく、自社の情報管理ルール、顧客との契約、データの保存場所・保存期間・削除方法、AI学習への利用条件などを確認する必要があります。
代表的なAI議事録サービス4選
AI議事録サービスは、個人で始めやすいもの、文字起こしを中心にしたもの、法人の会議業務全体を支援するものなど、方向性が異なります。
以下は優劣を付けるランキングではなく、サービスの違いを理解するための代表例です。機能や料金は契約プランによって異なり、変更されることもあるため、申し込み前に必ず公式サイトで最新情報を確認してください。
4サービスの料金や機能、向いている利用者を詳しく比較したい場合は、AI議事録ツールおすすめ4選を比較｜個人事業主・小規模事業者向けをご覧ください。
※掲載しているサービス情報は、2026年8月5日時点の各社公式サイトをもとにしています。
Notta
Nottaは、Web版、iOS・Androidアプリ、Chrome拡張機能などを提供する文字起こし・議事録作成サービスです。
リアルタイム録音、音声・動画ファイルの取り込み、話者識別、AI要約などに対応しています。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、WebexなどのWeb会議を文字起こしする機能も用意されています。
個人向けとチーム向けのプランがあり、無料プランでは月120分まで利用できます。ただし、無料プランは1回につき3分までという制限があるため、操作や認識結果を確認するための試用として考えるのが現実的です。
向いているケース：まず個人で試したい、パソコンとスマートフォンの両方で使いたい、Web会議や録音済みファイルなど複数の方法で文字起こししたい場合。
Rimo Voice
Rimo Voiceは、対面・オンライン会議などの音声を文字起こしし、会議内容の整理や共有を支援するサービスです。
個人向けには、文字起こしを中心に使うプランと、録画Bot、AIによる詳細な要約、会議AIアシスタントなどを利用できるプロプランがあります。チーム向け・法人向けのプランも用意されています。
文字起こしだけで十分なのか、AI要約や会議後の情報整理まで任せたいのかによって、選ぶプランが変わるサービスです。各プランは、公式サイトからクレジットカード登録なしで試せる案内があります。
向いているケース：文字起こし中心の使い方から始めたい、必要に応じてAI要約や会議AIアシスタントまで利用範囲を広げたい場合。
toruno
torunoは、株式会社リコーが提供する文字起こし・議事録作成サービスです。個人向けの「toruno パーソナル」と、法人向けの「toruno ビジネス」があります。
リアルタイムの文字起こしに加えて、音声と画面キャプチャを一緒に記録できる点が特徴です。Web会議、対面会議、ハイブリッド会議のほか、音声・動画ファイルのアップロードにも対応しています。
toruno パーソナルは、累計3時間分の記録・文字起こしを無料で試せます。ただし、生成AIによる要約機能は「toruno ビジネス AI要約」で提供されており、個人向けプランの機能ではありません。
向いているケース：文字起こしだけでなく、会議中に表示していた画面も一緒に振り返りたい、Web会議と対面会議の両方を記録したい場合。
Otolio
Otolio（オトリオ）は、旧名称「スマート書記」から名称変更された、会議音声を活用する法人・団体向けのAIエージェントです。
文字起こしや要約だけでなく、会議前の情報整理、議事録の作成・共有、ToDo整理、会議後の入力や報告など、会議の前・中・後に発生する業務の自動化を重視しています。
料金は公開された一律の月額制ではなく、初期費用と、AI機能の利用量に応じて消費するAIクレジットで構成されています。14日間の無料トライアルがありますが、法人または団体として商用契約を検討する利用者が対象です。
向いているケース：複数人で利用したい、議事録作成だけでなく会議前後の周辺業務までまとめて効率化したい場合。
4サービスの違いを簡単に整理
| サービス | 主な特徴 | 試し方 |
|---|---|---|
| Notta | Web・アプリなど利用方法が多く、個人からチームまで対応 | 無料プランあり |
| Rimo Voice | 文字起こし中心のプランと、AI要約などを使える上位プランを用意 | 無料トライアルあり |
| toruno | 文字起こし・音声・画面キャプチャをまとめて記録 | 個人向けは累計3時間無料 |
| Otolio | 会議前・中・後の業務全体を支援する法人・団体向けサービス | 対象者向け14日間無料トライアル |
同じ「AI議事録ツール」でも、個人で気軽に使うサービスと、組織全体の会議業務を変えるサービスでは、導入の規模も料金体系も異なります。機能数だけで判断せず、自分の会議回数、利用人数、必要な作業範囲に合うものを選びましょう。
AI議事録ツールを導入するメリット
議事録作成の時間を減らせる
録音内容を最初から聞き直し、すべて手入力する作業を減らせることが大きなメリットです。
AIが作成した文字起こしを下書きとして利用すれば、人は誤りの修正、重要事項の確認、読みやすい文章への整理に集中できます。
会議中のメモを減らせる
会議中にすべての発言をメモしようとすると、話し合いへの集中が難しくなることがあります。
音声を記録できれば、重要な点だけを手元にメモし、質問や意思決定へ集中しやすくなります。ただし、録音できているかの確認と、重要事項のメモは残しておく方が安全です。
情報共有を早められる
会議終了後、文字起こしや要約を短時間で共有できれば、参加できなかった人にも内容を伝えやすくなります。
決定事項や担当作業を早く共有することで、次の業務へ移るまでの時間も短縮しやすくなります。
記録を探しやすくなる
過去の会議記録を検索できるようになると、以前の判断理由や決定内容を確認しやすくなります。
個人のノート、メール、チャットなどに記録が分散することを防ぎ、顧客や案件ごとの経緯を残しやすくなる点もメリットです。
AI議事録ツールを導入する際の注意点
文字起こし結果を必ず確認する
AIが作成した文字起こしや要約は、そのまま確定版として利用せず、人が確認することが基本です。
特に、氏名、会社名、商品名、金額、日付、期限、数量、契約条件は間違いがないか確認しましょう。
録音することを参加者へ伝える
会議や打ち合わせを録音する場合は、事前に参加者へ伝え、必要に応じて同意を得ることが重要です。
オンライン会議の招待文や冒頭の案内で、「議事録作成のため録音・文字起こしを行います」と説明しておくと、認識のずれを防ぎやすくなります。社内規程や顧客との契約に録音・データ保存のルールがある場合は、その内容に従いましょう。
個人情報や機密情報の扱いを確認する
会議内容には、顧客情報、従業員情報、営業情報、未公開の商品情報、契約条件などが含まれる場合があります。
データの保存場所、保存期間、通信・保存時の暗号化、アクセス権限、削除方法、外部共有の制限、AI学習への利用条件を確認し、自分の事業の情報管理ルールに合うサービスを選びましょう。
無料プランや無料トライアルの制限を確認する
無料で試せるサービスでも、文字起こし時間、1回の録音時間、保存期間、ファイル数、AI要約の回数などに制限が設けられている場合があります。
登録できたからといって、普段の1時間会議をそのまま試せるとは限りません。申し込み前に「月間上限」と「1回あたりの上限」の両方を確認しましょう。
ツールに依存しすぎない
サービス障害、仕様変更、料金変更、提供終了などによって、同じ使い方を続けられなくなる可能性があります。
重要な議事録は、テキストや文書ファイルなど一般的な形式で書き出せるか、別の保管場所へ移せるかも確認しておきましょう。
AI議事録ツールが向いている人
- 会議や顧客との打ち合わせが多い人
- 議事録作成に時間がかかっている人
- オンライン会議を頻繁に利用する人
- 会議内容を複数人で共有したい人
- 過去の発言や決定事項を検索したい人
- 顧客や案件ごとの経緯を記録しておきたい人
- 議事録の下書きを効率よく作りたい人
特に、営業、顧客対応、制作、経理、事務作業まで少人数で担当している個人事業主や小規模事業者にとって、会議後の作業を減らせる可能性があります。
AI議事録ツールが向いていない場合
- 会議や打ち合わせがほとんどない
- 録音できない機密性の高い会議が中心
- 社内ルールや契約上の理由で外部サービスを利用できない
- 文字起こし後の確認・修正を行う人がいない
- 音声環境が悪く、録音品質を改善できない
- 導入・運用にかかる手間が、現在の議事録作成時間を上回る
AI議事録ツールを導入しても、確認や修正の作業が完全になくなるわけではありません。
会議回数が少ない場合は、録音アプリと議事録テンプレートの組み合わせなど、より簡単な方法で十分なこともあります。
AI議事録ツールの選び方
AI議事録ツールを比較するときは、料金や機能の多さだけでなく、実際の業務で無理なく使えるかを確認します。
録音方法、文字起こし精度、料金、セキュリティなどの詳しい比較基準は、AI議事録ツールの選び方｜初心者が比較すべき10項目を解説で紹介しています。
普段の会議環境で文字起こしを試す
文字起こしの精度は、サービスだけでなく、マイク、周囲の雑音、参加人数、話し方、専門用語などにも左右されます。
無料プランや無料トライアルがある場合は、静かな場所で作ったテスト音声だけでなく、普段利用する会議室やオンライン会議で試しましょう。
利用できる録音時間を確認する
月間の文字起こし時間だけでなく、1回あたりの録音時間、ファイル数、保存容量、保存期間も確認します。
「1回60分の会議を月に何回行うか」のように、自分の利用量を先に計算すると、必要なプランを判断しやすくなります。
録音方法とWeb会議連携を確認する
普段使っているZoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webexなどに対応しているかを確認します。
記録用Botを会議へ参加させる方式、パソコンの音声を直接記録する方式、スマートフォンで録音する方式では、操作方法や参加者からの見え方が異なります。
要約やタスク整理が必要かを決める
文字起こしだけでよいのか、要約、決定事項、タスク、フォローメールなどの作成まで必要なのかを決めます。
機能が多いほど自動的に便利になるわけではありません。使わない機能のために料金や設定作業が増えると、本末転倒です。
共有・書き出し方法を確認する
議事録を誰と共有するか、共有リンクに閲覧制限を設定できるか、どのファイル形式で保存できるかを確認します。
顧客へ送る場合は文書やPDF、社内で再利用する場合はテキストや表計算形式など、普段の業務に合う方法で書き出せると管理しやすくなります。
セキュリティとデータ管理を確認する
顧客情報や社内情報を扱う場合は、料金や使いやすさより先に確認したい項目です。
保存場所、暗号化、アクセス制限、認証方法、保存期間、削除方法、AI学習への利用条件、退会後のデータの扱いなどを確認しましょう。
総額と契約条件を確認する
月額表示だけでなく、月払い・年払いの違い、初期費用、利用人数、超過料金、AIクレジット、オプション料金、解約条件も確認します。
最初から年払いを選ぶより、無料プランや短期間の契約で実際の利用量と作業削減効果を確認してから判断する方が失敗を減らしやすくなります。
AI議事録ツールを使う基本的な流れ
- 会議参加者へ録音・文字起こしを行うことを伝える
- マイク、録音対象、通信環境を確認する
- AI議事録ツールで録音を開始する
- 会議終了後に録音できているか確認する
- 文字起こし結果を読み、誤変換や抜けを修正する
- 氏名、数値、期限、決定事項、担当者を重点的に確認する
- 不要な発言や重複部分を整理する
- 閲覧範囲を確認して参加者へ共有する
- 必要に応じてファイルを書き出して保管する
最初から録音・要約・タスク登録・共有をすべて自動化しようとせず、まずは「文字起こしの下書きを作る」用途から始めると導入しやすくなります。
AI議事録ツールに関するよくある質問
無料で利用できますか？
無料プランや無料トライアルを提供しているサービスがあります。
ただし、文字起こし時間、1回の録音時間、利用回数、保存期間、要約機能などに制限があるため、無料で日常業務のすべてをまかなえるとは限りません。
スマートフォンでも使えますか？
スマートフォン用アプリや、スマートフォンのブラウザから利用できるサービスがあります。
ただし、パソコン版とスマートフォン版で利用できる機能が異なる場合があります。対面会議の録音に使うのか、オンライン会議に使うのかも含めて確認してください。
対面の会議でも利用できますか？
スマートフォン、パソコン、ICレコーダー、専用マイクなどで音声を記録し、対面会議を文字起こしできるサービスがあります。
参加人数が多い場合は、マイクから遠い人の声が小さくなりやすいため、会議室の広さや人数に合うマイクを使うことが重要です。
AIが作った議事録をそのまま使えますか？
そのまま確定版として利用することはおすすめできません。
文字起こしの誤り、重要事項の抜け、要約内容のずれがないかを人が確認し、必要に応じて修正します。顧客との約束や契約に関係する内容は、録音も確認した方が安全です。
録音する際に許可は必要ですか？
会議を録音・文字起こしする場合は、参加者へ事前に目的と利用方法を伝え、必要に応じて同意を得てください。
顧客との打ち合わせや機密情報を扱う会議では、社内規程、秘密保持契約、業務委託契約などに録音や外部サービス利用の制限がないかも確認しましょう。
どのサービスを選べばよいですか？
個人で試す場合は、普段の会議を1〜2回録音し、文字起こし精度、修正時間、操作の分かりやすさ、必要な共有方法を確認してください。
法人・チームで利用する場合は、管理機能、権限設定、セキュリティ、データ保存条件、サポート体制も含めて比較します。サービス名だけで決めるより、「導入後にどの作業を何分減らしたいか」を先に決める方が選びやすくなります。
AI議事録を利用するときの録音前の説明、個人情報、共有権限、保存期間などの安全対策は、AI議事録を安全に使う方法｜録音同意・個人情報・保存期間の注意点で詳しく解説しています。
AI議事録を実際の会議へ導入する際の、録音案内、マイク準備、会議中の進行、誤変換確認、共有・削除までの流れは、AI議事録の導入手順｜会議前・会議中・会議後の運用ルールで解説しています。
AI議事録で文字起こしを作成した後は、決定事項・担当者・期限・ToDo・未決事項を整理し、実務で使える議事録へ仕上げます。具体的な要約方法は、AI議事録の要約方法｜決定事項・担当者・期限・ToDoを整理するコツで紹介しています。
AI議事録で決定事項やToDoを整理した後は、担当者・期限・完了条件を設定し、タスク管理へ反映して完了まで追跡します。具体的な方法は、AI議事録からタスクを管理する方法｜担当者・期限・ToDoを整理して実行につなげるで紹介しています。
まとめ
AI議事録ツールは、会議音声の文字起こし、要約、決定事項やタスクの整理、議事録の共有などを効率化するサービスです。
議事録作成にかかる時間を減らし、会議中のメモ、会議後の確認、参加者への情報共有をラクにできる可能性があります。
一方で、文字起こしや要約が常に正確とは限りません。AIが作成した内容を人が確認し、特に氏名、会社名、金額、日付、期限、契約条件を修正する運用が必要です。
導入前には、普段の会議環境での認識結果、録音時間、利用人数、Web会議との連携、要約機能、共有方法、料金、セキュリティを確認しましょう。
最初はAIに議事録を丸投げするのではなく、「下書きを作る担当」として使うのが現実的です。AIはかなり働いてくれますが、最終確認まで無人化すると、会議より議事録の方が事件になる可能性があります。